Cadastro de agentes
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Este material visa apresentar de forma clara para os usuários do sistema Agrotis Gerencial as principais funcionalidades atreladas ao cadastro de Agentes.
Cadastro de agente
Dentro do sistema, cada pessoa física/jurídica é caracterizada como “Agente”, ou seja, para facilitar a gestão dos cadastros, todos são caracterizados como tal, isso ocorre em função de que em determinados ramos de atividade um mesmo Agente, pode ser Cliente e também ser Fornecedor, por exemplo, em uma cerealista que possui revenda de Insumos, o produtor rural muitas vezes compra os insumos da mesma, neste momento ele é um Agente “Cliente”, porém quando ele colhe a produção a mesma é entregue/vendida para essa mesma cerealista, neste instante ele passa a ser um fornecedor. Para que não fosse necessário gerar uma redundância de dados com um novo cadastro de fornecedor com os mesmos dados já existentes no cadastro de cliente, há apenas a necessidade do usuário caracterizar o produtor neste momento como fornecedor, não sendo necessário um novo cadastro.
Toda pessoa física ou jurídica que interage com o sistema/empresa é um agente, porém os menus são subdivididos como tais: cliente, fornecedor, vendedor, etc. Isso ocorre porque determinado agente possui a necessidade de mais ou menos informações, além de que se for direcionado ao menu o qual o agente corresponde o sistema já o identifica como tal, assim quando for cadastrado um fornecedor, o sistema o identifica como tal e se em um momento posterior esse mesmo Agente fornecedor se tornar um Agente cliente basta acessar a tela de classificação de agentes e marcá-lo como tal.
Para exemplificar, utilizaremos o cadastro de clientes, pois se trata do cadastro de agente que possui o maior número de informações a serem inseridas.
Abaixo seguem as telas e os campos que são utilizados nos cadastros:
Essa tela possui os seguintes campos:
Código – Preenchido automaticamente pelo sistema.
Razão Social/Nome – Identificação com a razão social para cadastro de pessoas jurídicas e o nome para cadastro de pessoas físicas.
CNPJ/CPF - Identificação do CNPJ para pessoas Jurídicas e CPF para pessoas físicas.
Classif. – Este campo é um campo meramente para identificação do cliente no cadastro, não há cadastro do mesmo nem verificação em outras telas, apenas para consulta. Um exemplo de utilização é classificar o cliente por porte, A, B, C, onde porte A = Clientes grandes, B = Clientes médios e C = Clientes pequenos.
Ativo – Flag responsável por identificar se o agente ainda está ativo na base de dados, ou seja, se ainda possui movimentações com a empresa.
Cliente Protestado – Campo que deverá ser marcado quando o agente for devedor e tiver algum título que tenha sido protestado junto ao cartório.
Utilizar endereço de cobrança Centralizado – Indica que o sistema replicará o endereço de cobrança do agente para todos os Sub-agentes. Ao ser marcada essa caixa de checagem, o sistema habilita uma nova aba dentro da tela de cadastro de Agente que se chama endereço de cobrança.
Financeiro agrupador – Acessar Rotina de Adiantamentos item Cadastro de Preferências e Cadastro de Agentes.
Financeiro Conta – Acessar Rotina de Adiantamentos item Cadastro de Preferências e Cadastro de Agentes.
Integração com Sistemas de Contabilidade Contas 1, 2, 3, 4 – Campo utilizado para preenchimento das contas contábeis dos clientes, cada cliente pode ter até 4 contas vinculadas.
Dias limite após o Vencimento da Fatura – Quantidade de dias que após o vencimento de qualquer título do cliente bloqueará os faturamentos para ele.
Limite de Crédito “Moeda” – Identificação da moeda em que a liberação foi efetuada, Real R$, Dólar U$, etc.
Limite de Crédito “Valor” – Quantidade da moeda selecionada que o cliente possui em crédito para compras a prazo.
Para acessar informações referentes ao limite de crédito, acessar Limite de crédito.
Prazo autorizado para fatura “Até” – Prazo limite para faturamento a prazo, ou seja, digamos que neste campo seja definida a data 01/01/2014, quando for efetuado algum faturamento para este agente, com vencimento superior a esta data, o mesmo será bloqueado.
Prazo autorizado para fatura “Ou Dias” – Quantidade de dias que poderá ser faturado para o agente. A diferença básica entre esses campos é que ao delimitar uma data o faturamento sempre irá respeitar esta data limite, caso seja informado o número de dias, sempre será uma quantidade de dias a partir da data de faturamento, enquanto não alterar o número de dias de prazo, este valor não precisa ser atualizado.
Aba Sub Agente(s) – Nesta aba são apresentados os Sub-agentes vinculados a este agente. O cadastro de Sub-agente será apresentado na próxima tela.
Essa tela possui os seguintes campos:
Código – Preenchido automaticamente pelo sistema.
Razão Social/Nome – Identificação com a razão social para cadastro de pessoas jurídicas e o nome para cadastro de pessoas físicas.
CNPJ/CPF – Identificação do CNPJ para pessoas Jurídicas e CPF para pessoas físicas.
Ativo – Flag responsável por identificar se o agente ainda está ativo na base de dados, ou seja, se ainda possui movimentações com a empresa.
Inscrição Estadual – Identificação do contribuinte junto a Secretaria de Fazenda Estadual.
RG – Para pessoas físicas, possibilidade de identificação do cidadão.
Inscrição Municipal – Inscrição da empresa junto à prefeitura onde se encontra localizada.
Data Cadastro – Data que é efetuado o registro do agente.
Opção de tributação do agente – Este pode sofrer alteração, ou seja, no mês de janeiro de cada ano a empresa (agente), poderá definir por qual regime de tributação trabalhará, de acordo com as regras contábeis/fiscais existentes atualmente, em Lucro Presumido, Lucro Real, ou Simples nacional se for o caso. Para empresas que faturam valores acima de 30 milhões/ano, é obrigatório a utilização do regime de tributação pelo lucro real.
Contribuinte de ICMS – Este campo deverá ser preenchido para agentes que sejam contribuintes do Imposto Sobre Circulação de Mercadorias.
Consumidor Final – Este campo deverá ser preenchido para indicar que o agente é um consumidor final, esta marcação impacta diretamente na tributação a ele submetida, de forma que quando informado como consumidor final as operações de venda com este agente serão tributadas integralmente pelo ICMS.
Ignorar a validação de restrição por cidade – Algumas revendas diretas de insumos possuem a exclusividade de vendas em determinada área geográfica e muitas vezes o revendedor não poderá transpor essa área. O sistema dispõe de um bloqueio (caso queira), que controla essas regiões de atuação, porém existem situações onde um agente é cliente de uma determinada revenda e possui propriedades em outras regiões que são de atuação de outra revenda. Ao marcar este flag, o sistema permitirá uma venda para um agente que esteja fora da área de atuação da revenda.
Aba ‘Endereço’ – Nesta aba deverá ser informado o endereço para faturamento do Sub-agente. As opções ‘Como chegar’ e ‘Mapa’, são recursos especiais. No caso do ‘Como chegar’ ele faz a rota através do Google Maps, utilizando a origem como o endereço da empresa em que se está logado e a opção ‘Mapa’ apresenta no Google Maps para a localização do Sub-agente.
Aba ‘Cobrança’ – Nesta aba deverá ser informado o endereço para questões relacionadas à cobrança.
Obs.: O sistema possui um banco de dados de CEP, desta forma se no cadastro de qualquer tipo de endereço for informado um CEP, o sistema preencherá automaticamente os dados, exceto número, complemento, Caixa postal e telefones.
Aba ‘Dados pessoais’:
Celular – Telefone celular do Sub-agente.
E-mail – e-mail para contato e recebimento de informações/mala direta se for o caso.
E-mail NF-e – E-mail que será utilizado para receber o XML e o pdf da nota fiscal eletrônica emitida para este agente.
Mala direta – Flag que se marcado, incluirá o Sub-agente nos envios de malas diretas com folders promocionais, etc.
Aba ‘Informações para vendas’:
Plano de Pgto. – Poderá ser pré-definido um plano com as condições de pagamento padrão para este Sub-agente, ex. 30/60/90 dias. (Este Plano de Pgto. deverá ser previamente cadastrado para posterior vinculo ao Sub-agente).
Tab. Preço - Poderá ser pré-definida uma tabela de preços padrão para este Sub-agente. Assim sempre que o mesmo for informado em uma transação de venda o sistema assumirá esta tabela para os produtos. (Esta tabela deverá ser previamente cadastrada para posterior vinculo ao Sub-agente).
Setor – Poderá ser pré-definido a região na qual este Sub-agente está alocado. Este vinculo é utilizado quando a empresa opta em regionalizar sua área de atuação para controle regencial ou mesmo de atuação de vendedores, etc. (Esta região deverá ser previamente cadastrada para posterior vinculo ao Sub-agente).
Categoria – Uma das informações mais importantes do cadastro do Sub-agente é a identificação de qual categoria o mesmo faz parte. Esta informação é utilizada em relatórios, assim como para definição de tributação e comissões no caso dos vendedores. Exemplo de categoria: Funcionário, Indústria, Órgãos e Autarquias, etc.
Carteira de cob. – Identifica em qual carteira o Sub-agente está vinculado e essa informação é utilizada para geração de boletos de cobrança.
Resp. Cobrança – Indica qual profissional ficará encarregado em efetuar a gestão de cobrança deste cliente.
Vendedor – Indica qual vendedor padrão está vinculado a este Sub-agente.
Transportador – Indica qual o transportador padrão deste Sub-agente.
Redespachante – É como o transportador, porém utilizado quando a carga tem a necessidade de recontratação de transportador, ou seja, o transportador leva até um ponto do trajeto e o redespachante faz o término do transporte.
Grupo – Uma classificação do Sub-agente, similar à categoria, utilizado na definição de comissões dentre outras situações. Exemplo de grupos: Agrícola, Fornecedores, Clientes, Laticínios, Pecuária, etc.
Coef. Preço – Este coeficiente é o mesmo apresentado no item 1.2, porém caso exista coeficiente no Sub-agente será este o considerado na venda, caso não tenha será considerado o da categoria.
A aba 'Informações para faturamento' da tela 'Formulário de clientes' possui os seguintes campos:
Classificação do agente para efeito de retenção de impostos – Classificação conforme predefinição da secretaria de Fazenda.
Deverá ser selecionado uma dentre as opções apresentadas, na qual o agente está classificado.
Campo livre abaixo da classificação – No campo livre que se encontra abaixo da opção de classificação, é um local onde poderá ser informada uma mensagem que será apresentada a cada vez que o agente for informado nas telas de transação de faturamento.
Na aba ‘Histórico’, não há possibilidade de se informar dados. Os dados desta aba são alimentados com base na movimentação do agente, tanto a aba ´Vendas efetuadas’ quanto à aba ´Pedidos de venda´, desde que definido nas preferências do sistema os grupos de CFOP correspondentes às vendas e pedidos de venda.
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