Rotina de Adiantamentos

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Com a rotina de registro de adiantamentos financeiros, é possível administrar os adiantamentos recebidos de clientes, como também os realizados para fornecedores distintos. As informações ficam registrados nas contas financeiras dos agentes envolvidos, sendo possível controlar o saldo a cada operação.

Com as mudanças realizadas na rotina, a partir da versão 255 do GerencialBD, os adiantamentos podem ser vinculados com pedidos de mercadorias (nas operações de compra e venda), sendo possível vincular total, parcialmente e até mesmo por item de pedido. Estas informações são obedecidas rigorosamente, conforme parametrização do processo descrita a seguir no documento, e recalculadas a cada efetivação de pedido.

Parametrizações do Processo

1. Cadastro de Preferências

No cadastro de preferências, foram criados dois parâmetros na aba 'Financeiro'.

O primeiro chamado "Analisa adiantamento por agrupador de agente". Este agrupador é um agente único que controla todos os adiantamentos feitos de um determinado grupo de agentes, através da conta financeira parametrizada no agente. Ele deve ser alterado manualmente para "Sim" caso a empresa possua controle de saldos de adiantamentos por grupo de agente, e não de forma individualizada, pois o valor default do campo é "Não".

O segundo chamado "Considera juros e descontos no registro dos adiantamentos". O objetivo desde parâmetro é indicar para o sistema se a diferença de dias entre o parcelamento dos pedidos vinculados e a data dos créditos dos adiantamentos deve incidir juros e descontos nos valores das transações, caso ocorram antecipações ou atrasos no cumprimento das parcelas. O valor default deste parâmetro é "Não", e caso haja necessidade de correção nos valores por atraso/antecipação, deve ser alterado manualmente para "Sim".


2. Restrições por Processo

Foram criadas restrições por processo específicas para o processo de registro e controle dos adiantamentos, que possibilitam à empresa vincular compromissos financeiros de outras filiais dentro do processo. Estas restrições foram criadas devido ao fato de algumas empresas controlarem os saldos financeiros por contas compartilhadas entre matrizes e filiais.

Por exemplo, a matriz de um grupo empresarial realiza adiantamentos para um determinado fornecedor, e este crédito feito poderá ser aproveitado por ela mesma (em seus pedidos de compra), ou por suas filiais (caso haja necessidade).

A restrição 60 possibilita que se vincule adiantamentos feitos para o agente em outras filiais, sendo que a 61 controla o vínculo de transações de pedidos após a inclusão de um adiantamento. As duas restrições possuem o valor default "Não permitido", sendo que caso a empresa queira controlar o processo dentro de um grupo de empresas, deve parametrizar as duas restrições como "Permitido", dentro de um determinado grupo de usuários, ou mesmo por usuário específico.

Cadastro de Empresas

Para as filiais que visualizam os saldos das contas separados por filial, para que fosse possível controlar os saldos dos adiantamentos por filiais distintas dentro de um mesmo grupo de empresas, foi criado dentro do cadastro de empresas o campo "Grupo Filial - Adiantamentos". Uma vez definido qual o grupo de empresas (no exemplo abaixo, o grupo 3), cada uma das filiais do grupo deverá ter em seu cadastro o campo configurado com o mesmo valor.

Este campo só fica disponível no cadastro, caso o parâmetro "Mostrar somente os lançamentos financeiros da filial ativa", localizado na aba 'Financeiro' do Preferências, esteja marcado como "Sim". Quando o parâmetro está definido como "Não", significa que o cliente visualiza os lançamentos das contas sem nenhuma distinção por filial, neste caso não há necessidade de uma definição de grupos específica para a análise das contas.

Isto porque uma empresa do grupo pode estar dentro de vários grupos de empresas, cada um específico para determinada operação, mas o grupo que controla o saldo das contas de adiantamento é o grupo 3, dentro de cada uma das filiais que serão administradas unicamente. Vale lembrar que este cadastro funciona em conjunto com as restrições por processo 60 e 61, ou seja, por mais que se definam grupos financeiros dentro das empresas do grupo, se nenhum usuário conseguir vincular adiantamentos ou transações de outras filiais, não será possível visualizar estes compromissos realizados em outras filiais, e desta forma vincular corretamente dentro do processo.

Cadastro de Tipos de Vínculo

Dentro dos cadastros de tipos de vínculo no Gerencial, é possível criar tipos de vínculos diferenciados entre transações, um para pedido/produção, outro para pedido/envio de mercadorias, e outro para pedido/faturamento, por exemplo. Este tipo de vínculo é utilizado para ligar duas CFOP's, e o sistema utiliza este tipo de vínculo para reconhecer determinados grupos de operações dentro do sistema.

Dentro deste cadastro foi criado um campo chamado "Aproveita crédito de recebimentos/pagamentos antecipados", cujo objetivo é definir quais as transações ligadas a um determinado pedido podem consumir créditos de adiantamento. Na primeira instalação do Gerencial, o cadastro inicia com um registro chamado de "vínculo padrão", cujo objetivo é definir as operações de pedido/faturamento entre transações.

Outros tipos de vínculo podem ser criados conforme a necessidade, com o campo de aproveitamento marcado ou desmarcado, conforme a necessidade. A figura a seguir mostra as modificações no cadastro de tipos de vínculo:


Tipos de vínculo entre transações. No exemplo, o tipo de vínculo 1 é o único que aproveita créditos de recebimentos/pagamentos antecipados (os demais estão com "Não" conforme mostrado no grid).

Cadastro de Agentes

Dentro dos cadastros de agentes no Gerencial (clientes, fornecedores ou transportadoras), foi incluído um campo chamado 'Agrupador Financeiro'. Neste campo, é possível parametrizar qual o agente que agrupará os saldos financeiros dos adiantamentos, através da conta financeira contida em seu cadastro.

No exemplo abaixo temos o agente 1490, que possui uma conta financeira vinculada de código 30220101486, onde são controlados os saldos das operações financeiras (entradas e saídas de recursos). No entanto, para a rotina de adiantamentos, os saldos são controlados dentro da conta financeira do agrupador, que no caso específico é o agente 114, com outra conta financeira.

Desta forma, como foi configurado o agrupador financeiro 114 no agente 1490, todos os adiantamentos feitos para os agentes 114 e 1490 ficarão agrupados dentro da mesma conta (30220102117, do agente 114).

Registro de Adiantamento

Na tela de registro de adiantamento, seja pagamento ou recebimento antecipado, foi incluído o campo 'Conta Agente'. Isto porque a conta do agente que receberá efetivamente o crédito do lançamento pode ser tanto a conta do agente que fez/recebeu o adiantamento, como a do agente agrupador vinculado em seu cadastro.

Utilizando o mesmo exemplo anterior, foi vinculado um recebimento antecipado feito pelo cliente 1490 (Adão), no valor de R$ 2.000,00, e este crédito ficou disponibilizado na conta do agente 114 (Adelcio), conforme descrito nas figuras abaixo.

Outro campo incluído na tela foi o 'Complemento'. O objetivo é complementar a descrição do histórico do adiantamento, sendo que o seu conteúdo ficará disponível tanto no lançamento feito na conta, como no recibo a ser impresso (caso selecionado para impressão no momento da geração da antecipação). O campo Histórico foi desabilitado, pois é uma informação calculada pelo sistema, baseado no agente selecionado, e por este motivo não pode ser alterada.

Vinculação de Pedidos ao Adiantamento

1. Visualização de Pedidos

Uma vez selecionado o título de adiantamento registrado no passo anterior no cadastro de Contas a Receber, clicando no botão VINCULAR da aba 'Pedidos Vinculados', o sistema seleciona os pedidos com faturamento pendente do mesmo agente do título de adiantamento, além de outros agentes vinculados no mesmo agrupador do exemplo (114), e também de outras filiais pertencentes ao grupo de filial financeiro parametrizado para a empresa 1 do título. Esta seleção baseia-se na parametrização descrita nos passos anteriores. Seleção de título de recebimento antecipado e ação de vincular pedidos ao título:


Conforme já descrito, a tela mostra os pedidos pendentes de faturamento e o valor à vincular disponível de cada um deles. Em alguns casos, parte do pedido já foi faturado, ou então vinculado em um outro recebimento, e este valor não está mais disponível para vínculo. Caso os pedidos sejam selecionados, só será possível vincular os valores apresentados na coluna 'A vincular' da grid da tela.


2. Seleção de Pedidos

Clicando no botão SELECIONAR PEDIDOS no meio da tela (botão com a seta para baixo), ou no botão SELECIONAR TODOS (botão com duas setas para baixo), o pedido disponível torna-se automaticamente vinculado, com o valor total pendente de faturamento (coluna A Vincular do primeiro grid da tela), transferido para o grid inferior no campo Vinculado (desde que haja saldo a vincular no recebimento maior ou igual ao valor a vincular do pedido). Desta forma, todo o valor disponível do pedido torna-se vinculado ao recebimento, abatendo do campo A Vincular do adiantamento.

No entanto, esse valor vinculado pode ser alterado a qualquer momento pelo usuário. No exemplo a seguir, foi selecionado o pedido 01 no valor de R$ 150,00, e o segundo pedido no valor de R$ 130,00, porém o vínculo realizado no primeiro pedido foi alterado manualmente de R$ 150,00 (valor sugerido pelo sistema, correspondente ao valor a vincular) para R$ 100,00, que juntando com os R$ 130,00 do pedido 02 ficou em R$ 230,00, conforme descrito na figura a seguir:


Selecionadas os pedidos 01 e 02 para vínculo no recebimento registrado anteriormente sendo que a primeira transação terá um abatimento parcial de R$ 100,00 no valor total do pedido.


Uma outra operação sobre esta tela, é o vínculo de valores dos produtos do pedido. Desta forma, o usuário pode selecionar dentro dos produtos do pedido, quais terão vínculo com o adiantamento e quais não. Para a seleção dos produtos dentro do pedido, é necessário clicar sobre a coluna Produtos na linha da transação desejada, conforme figura abaixo.

No exemplo abaixo, foi clicado sobre o pedido 02 na coluna de produtos, e a tela de seleção de produtos foi aberta. Nesta tela, os valores pendentes de faturamento dos produtos são trazidos no campo 'Total Item', mas o campo 'Total Vinculado' vem com valor zerado, justamente para que o usuário especifique qual(is) produto(s) será(ão) vinculado(s) ao recebimento.

Foi confirmado apenas o valor de R$ 70,00 para o produto 929, e o segundo produto não foi feito vínculo neste recebimento. Da mesma forma que a seleção de pedidos na tela anterior, à cada produto marcado valor, é feito um recálculo do valor total vinculado do item no pedido e do total disponível para vínculo (campo "a vincular") e apresentado corretamente no cabeçalho do pedido apresentado na tela.



Tela de vínculo de produtos no pedido, com seleção de valor vinculado ao adiantamento no primeiro produto apenas, totalizando um vínculo no pedido de R$ 70,00.

Uma vez Informados os valores por produto, basta clicar no botão Salvar, e a coluna 'Produtos' fica com valor o "Sim". Além disso, no painel logo abaixo ao dos pedidos vinculados, são mostrados os produtos vinculados e cada valor respectivo, que totaliza o valor vinculado da transação. Uma vez que os valores tenham sido informados por produto, não podem mais ser editados manualmente na tela de seleção, apenas na tela de seleção de produtos, para evitar inconsistências.



Resultado da vinculação da antecipação de R$ 2.000,00 feita para o agente Adão, com dois pedidos, o primeiro no valor de R$ 100,00, e o segundo de R$ 70,00, sendo que o segundo foi feito vínculo direto no produto da transação, e o primeiro não (vale para qualquer item da transação).

Ao clicar novamente no SALVAR, os valores são gravados na base de dados e o título de antecipação fica com os devidos vínculos, e os valores podem ser visualizados na tela do contas a receber, na aba de pedidos vinculados.


3. Configuração de Taxas

Para o vínculo de recebimento antecipado com o pedido, podem ser configuradas taxas específicas para pontualidade, antecipação e juros. Foi desenvolvido este controle porque a empresa pode oferecer/gozar de taxas específicas para pontualidade/antecipação de pedidos. Neste caso, o parâmetro "Considera Juros e Descontos no cálculo dos adiantamentos" deve estar marcado como "Sim" no Preferências para que haja cálculo de pontualidade, antecipação ou juros, e os pedidos devem ter cadastro de parcelas para comparação.

Este cálculo dos dias dos juros/antecipação é baseado sempre na diferença entre a data do recebimento antecipado e a primeira parcela do pedido a ser vinculado. Caso o pedido vença depois do adiantamento, é configurada a pontualidade e/ou antecipação, e caso ocorra antes do adiantamento, é configurada aplicação de juros (já que o pedido foi feito antes do pagamento). As taxas padrão para a aplicação são as taxas definidas em cada parcela da transação, ou então podem ter uma taxa específica válida para todos os vínculos feitos no adiantamento, neste caso a parametrização é feita clicando no campo 'Utilizar Taxas Especiais', da tela de vínculo, que por sua vez habilitará o botão CONFIGURAR TAXAS, permitindo assim modificar o valor da taxa de pontualidade.


4. Faturamento de Pedidos Vinculados ao adiantamento

No momento de faturar o pedido vinculado a um adiantamento, o sistema verifica se há descontos de adiantamento ou juros a serem aplicados à nota faturada, em virtude do parcelamento feito no pedido em contrapartida à data onde foi feito o recebimento, conforme já explicado anteriormente. Para exemplificar melhor este cálculo, foi feito o faturamento do pedido 01, onde foi feito vínculo de recebimento de R$ 100,00, e houve um valor de desconto de pontualidade de R$ 3,00, conforme figuras anteriores do documento.

No momento do faturamento do pedido, ao verificar o valor faturado do item, houve um desconto de R$ 3,00, concedido como desconto geral (uma vez que não foi vinculado por item, caso tivesse sido vinculado, sairia no desconto do item e não no desconto da transação), e o valor original de R$ 150,00 ficou faturado como R$ 147,00, conforme figura abaixo:

Faturamento do pedido 01 com valor de R$ 3,00 de desconto, devido à pontualidade do vínculo do pedido original com o recebimento antecipado (que quitou parte do valor do pedido).

Relembrando o vínculo feito na antecipação com o pedido 01, foi vinculado o valor de R$ 100,00 apenas, e este vínculo é trazido como uma parcela da transação do faturamento. Para o saldo restante de R$ 47,00, o sistema verifica se há saldo na conta de adiantamento do agente. Como restou um saldo na conta do agente, o sistema solicita uma confirmação de aproveitamento de crédito. 

Caso não houvesse saldo na conta para quitar o saldo de R$ 47,00, ou caso o usuário tivesse clicado no "Não" na mensagem relacionada a utilização do saldo restante, o usuário deverá informar uma nova parcela com outra forma de pagamento, visando fechar o valor total da nota.

Além disso, as parcelas geradas automaticamente por aproveitamento de crédito não podem ser excluídas diretamente na tela de parcelas. Caso haja necessidade de se excluir o valor baixado, esta manutenção deve ser feita diretamente no contas a receber, excluindo a baixa e lançando em outra conta, conforme necessidade.

Títulos Financeiros gerados a partir dos vínculos

No exemplo anterior, após simular a transação faturada, foram geradas duas parcelas para a mesma, devido aos vínculos dos pedidos originais com o recebimento antecipado. Estas duas parcelas ficaram disponíveis no contas a receber, e já quitadas com pagamento à vista, conforme figura abaixo:

Parcelas da transação geradas e quitadas no contas a receber (total = total pago)


Exemplo da baixa feita em um dos títulos (de R$ 47,00).


Por sua vez, o saldo da conta do agente ficou em R$ 1.853,00


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