Configurações da Contabilidade Gerencial

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Serão expostas as principais configurações necessárias para a contabilização gerencial automática, tendo como principal finalidade a obtenção das informações através de relatórios financeiros e contábeis de maneira online sem a necessidade de fechamentos contábeis para a visualização da informação. Além de também ser possível a exportação destas informações para clientes que possuem o Contábil Agrotis.

Antes de iniciar as configurações propriamente ditas para a geração das informações contábeis, é necessário a configuração de algumas opções no menu ‘Configurações >> Preferências...

Preferências

Antes do início da utilização da Contabilidade dentro do sistema gerencial é necessário habilitar a opção “Utiliza integração contábil” no caminho ‘Configurações >> Preferências…

Umas das opções que facilitam a utilização da contabilidade gerencial para as transações rotineiras de entrada e saídas é gerar a contabilização através de lançamentos a vista, para isto, basta habilitar a opção “Nas transações a vista o lançamento financeiro gera contabilidade”.

Como consequência desta opção, também é necessário informar qual a forma de pagamento para as operações a vista, habilitando na opção “Forma de pagamento para criação de lançamentos financeiros da contabilidade gerencial (dinheiro)”.

Modelos de lançamentos

Através do caminho 'Contábil >> Exportação Contabilidade >> Modelos de lançamentos…' é possível configurar os modelos de lançamentos criados para a contabilização das operações de entrada e saída no sistema.

Os modelos também poderão ser utilizados para títulos financeiros lançados diretamente no Contas a Pagar/Receber (títulos avulsos).

Os modelos são a finalidade da operação e os lançamentos deverão ser configurados respeitando o método de partida dobrada (a cada débito há um correspondente crédito do mesmo valor).

O exemplo a seguir diz respeito as notas de compra realizadas no sistema:

1) Débito: informar neste campo a conta contábil a débito do lançamento a ser feito. As contas que aparecerão como filtro neste campo estão no plano de contas que está cadastrado em: Arquivo >> Financeiro >> Plano de contas...;
2) Crédito: informar neste campo a conta contábil a crédito do lançamento a ser feito. As contas que aparecerão como filtro neste campo estão no plano de contas que está cadastrado em: Arquivo >> Financeiro >> Plano de contas...;
3) Centro de Custo: informar nesse campo o centro de custo correspondente ao lançamento que está cadastrado em: Arquivo >> Financeiro >> Centro de custo...;
4) Data: selecionar qual será a data do lançamento. Data de emissão ou Data de entrada/saída da transação;
5) Finalidade: exclusivamente Contábil, Exclusivamente Gerencial, e Gerencial e Contábil;
6) Valor: informar qual a variável (utilize o F2 para ver todas as variáveis possíveis) que definirá o valor do lançamento. Ex.: |TOTNOTA| (Total da Nota); |TOT_PRODUTO| (Total dos produtos); |ICMS| (Valor do ICMS da Nota Fiscal);
7) Histórico: este campo poderá ser configurado utilizando variáveis (utilize o F2 para ver todas as variáveis possíveis) para a criação dos históricos dos lançamentos. Ex.: Compra conf. NF |NUM_NF|, |NOM_AGE|. (Número da nota fiscal e nome do agente respectivamente).
8) Filtros para a geração do lançamento:

a) Tipo de negociação;
b) Categoria do agente: consumidor final, Revendas, etc;
c) Forma de Pagamento: indiferente, à vista ou a prazo;
d) Código: qual será o tipo de pagamento necessário para efetuar aquele lançamento;
e) Tipo de Transação: indiferente, Somente com doc. fiscal, Somente transação interna;
f) Filial: para qual filial deverá ser feito este lançamento;
g) Regime de tributação do lançamento: Lucro Real, Lucro Presumido, Simples Nacional. Caso todas estejam marcadas será indiferente.


Observações relevantes:

Principais variáveis para a contabilização por categoria:

CLIENTE1/2/3/4: A conta que será contabilizada será a conta vinculada ao cadastro do agente (Cliente) da transação.

FORNECEDOR1/2/3/4: A conta que será contabilizada será a conta vinculada ao cadastro do agente (Fornecedor) da transação.

BANCO/2: A conta que será contabilizada será a conta vinculada ao banco informado na transação.

TRANSPORTADOR1/2: A conta que será contabilizada será a conta vinculada ao cadastro do agente (Transportador) da transação.

CATEGORIAPROD: A conta que será contabilizada será a conta vinculada ao cadastro do produto, no campo “categoria”.

RATEIO: Esta opção habilita na tela de “Itens da Transação” a opção “Rateio” para que o usuário possa definir no momento de lançar a transação para quais contas quer realizar o rateio, seu respectivo percentual ou valor, filial, veículo e histórico do lançamento.

O exemplo abaixo refere-se a uma nota de saída de Venda de Mercadorias:

Neste caso é realizada uma verificação na prática de como é possível observar os lançamentos contábeis diretamente na transação, conforme exemplo abaixo:

É possível observar que foi feita a contabilização conforme a configuração parametrizada:

1) Valor total da NF debitou a conta de “Duplicata a Receber” referente ao cliente da operação e creditou “Receita com Vendas”;

2) Valor do ICMS dos produtos debitou “Receita com Vendas” e creditou “ICMS a recolher”;

3) Valor do custo médio dos produtos debitou “CMV” e creditou “Mercadorias para Revenda”.

Cadastro da CFOP

No cadastro da CFOP realizado em 'Arquivo >> Tributação >> Natureza de operação…', na aba 'Financeiro & Contábil' a flag 'Gerar Contabilidade' deverá estar assinalada e o modelo de lançamento criado em ‘Lanç. Contábil’ preenchido.

Grupos de produtos

Em 'Arquivo >> Produto/serviço >> Grupo…', caso o cliente opte por utilizar variáveis definidas por grupo de produtos, seja ela de despesas, estoque ou para qualquer outra finalidade, é necessário utilizar a variável iniciando por “GR”.

No exemplo abaixo, foram criadas duas variáveis para o grupo de produtos em questão. Uma para a contabilização de estoque e outra para despesa. Isso significa que quando houver qualquer movimentação com produtos vinculados a este grupo o sistema contabilizará nestas contas, respeitando o modelo de lançamento criado.

Categoria por produto

Também é possível realizar a contabilização individualizada por produto. No campo ‘Categoria’ poderá ser informado a conta e no modelo de lançamento informar a variável 'CATEGORIAPROD'.

Gerenciador da Contabilidade Gerencial

No menu 'Contábil >> Exportação Contabilidade >> Gerenciador da contabilidade gerencial…' é possível observar a situação de cada lançamento efetuado através dos modelos vinculados as CFOP's.

Caso tenha qualquer tipo de divergência no lançamento por a “Conta débito/ crédito” ser inválida, o modelo configurado está incorreto e o sistema aparecerá com erro. Sendo assim, é possível visualizar a transação dando um duplo clique na linha desejada e clicando no botão [Visualizar].

Após a devida correção, é possível reprocessar os lançamentos, para isto deve-se seguir 3 passos:

1) Selecionar as transações que deseja reprocessar;

2) Clicar em [Reprocessar];

3) Selecionar novamente e clicar em [Iniciar].

Durante estas alterações a situação dos lançamentos irá variar entre “A processar”, “Em processamento” e “Processado”.

IMPORTANTE: Recomenda-se o reprocessamento de todos os lançamentos no final de cada período (normalmente mensal), para correção do valor referente ao custo médio. Variável cadastrada no modelo “Vendas”, pois o sistema buscará exatamente o valor do custo médio no dia em que foi feito a transação.

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