Encerramento contábil

*OBS.: ESTE PROCESSO DEVE SER UTILIZADO SOMENTE EM BASES ONDE SÓ HÁ UMA EMPRESA NA BASE, INCLUSIVE AS QUE TEM VÁRIAS FILIAIS. CASO HAJA MAIS DE UMA EMPRESA NA MESMA BASE (RAIZ DE CNPJ DIFERENTES) DEVE-SE ENTRAR EM CONTATO COM O NOSSO SUPORTE.


Encerramento contábil - Passo a passo:

Introdução:
Primeiramente é importante frisar que no SAP B1 o processo de encerramento contábil é definitivo e irreversível, ou seja, antes de iniciar o processo de encerramento é necessário que as contas estejam corretamente conciliadas. Em caso de dúvidas indicamos que o processo seja efetuado primeiramente em uma base de homologação e, após a confirmação que o procedimento ficou correto, realizar na base de produção.
É importante também a definição do método de encerramento da empresa, caso a apuração do IRPJ/CSLL seja trimestral necessariamente deve haver um encerramento por trimestre, caso contrário deve ser feito o encerramento no final do ano civil.
Passo 1: Períodos contábeis:
Para realização do encerramento contábil o SAP B1 baseia-se nos períodos contábeis cadastrados no menu "Administração >> Inicialização do sistema >> Períodos contábeis".








Os períodos que serão encerrados devem estar marcados com o status de "Período em encerramento"

Ao colocar o Status do período como 'Período em encerramento' o sistema só permitirá lançamentos para usuários autorizados.
Para autorizar um usuário a realizar lançamentos deve-se ir em 'Administração > Inicialização do sistema > Autorizações > Autorizações gerais' e no usuário em questão o Assunto 'Status do período: período de encerramento' deve estar com 'Autorização Total'.
É importante que esta autorização seja concedida somente para usuários que irão realizar o encerramento, para que não haja o risco de outros usuários realizarem novos lançamentos que interfiram no processo.

Passo 2: Encerramento do período
Deve-se acessar o menu "Administração >> Utilitários >> Encerramento do Período" 

  1. No canto superior direito devem ser selecionadas as contas de resultado que farão parte do encerramento.
  2. No campo 'Período' deve selecionar o exercício que corresponde aos períodos que serão encerrados. Nos campos 'De/Até' devem ser selecionados os Períodos que correspondem ao intervalo que será encerrado. Caso a empresa seja de apuração trimestral deve-se lembrar de neste momento informar o intervalo do trimestre.
  3. No campo 'Conta de Lucros líquidos acumulados' deve-se informar a conta do Patrimônio Líquido, que receberá os lançamentos.
  4. No campo 'Cta.encerramento do período' deve-se informar a mesma conta informada no campo 'Conta de Lucros líquidos acumulados'
  5. A flag de 'Usar conta de encerramento primária' deve ser marcada quando deseja-se utilizar como conta de encerramento a conta definida no cadastro de plano de contas.
  6. O botão 'Expandido' permite ao usuário realizar algumas seleções de lançamentos que irão compor o saldo a ser encerrado. Deve-se tomar cuidado com esta funcionalidade para que não haja divergências nos saldos encerrados. Caso a empresa tenha mais de uma empresa (raiz de CNPJ diferente) na mesma base neste botão deve-se selecionar a filial que está sendo encerrada.
  7. O botão 'Configurações' permite que sejam informados dados que serão gerados nos lançamentos contábeis manuais (Ref1., Ref2., Data do documento e Data de vencimento). Caso estes dados não sejam informados aqui podem ser informados posteriormente.

Ao clicar em "Executar" o sistema prosseguirá para a tela de encerramento.

No cabeçalho desta tela são apresentados:

  • O período que está sendo encerrado;
  • Campos de referencia, data de vencimento e documento, Observações e Filial que ficarão gravadas nos lançamentos que serão gerados.
    Na grade serão apresentadas todas as contas selecionadas conforme filtros da tela anterior. É importante verificar se o saldo apresentado no final da grade é igual ao esperado como resultado do período.
    Deve-se selecionar as contas que serão encerradas (dica: ao clicar na palavra 'Autorizado' o sistema marca/desmarca todas as contas da grade) e clicar em 'Executar'.
    Após execução deve-se clicar em 'Gravar'.


Passo 3: Conferência
Para conferir se o encerramento ficou correto indicamos que seja verificado o balancete e o razão. Lembramos que no processo de encerramento a data de lançamento é fixa, ou seja, o sistema transfere o saldo das contas de resultado para a conta de compensação no último dia do período selecionado e transfere da conta de compensação para a conta do patrimônio líquido no primeiro dia do período seguinte.

a) Razão (Menu Finanças >> Relatórios Financeiros >> Contabilidade >> Razão):

Ao tirar o razão da conta de compensação (transitória) poderá ser verificado todos os lançamentos realizados de encerramento, no último dia do período os zeramentos das contas de resultado e no primeiro dia do período seguinte a transferência para a conta de Patrimônio Liquido.

b) Balancete (Menu Finanças >> Relatórios Financeiros >> Financeiro >> Balancete):

Pode-se tirar o balancete com saldos antes do encerramento ou depois do encerramento. Para que saiam os saldos depois do encerramento deve-se marcar a opção de "Acrescentar Saldos Finais".