SAP Business One

Configurações e Funcionalidades do “Ativo Fixo”

1. ATIVAÇÃO DA OPÇÃO PELO USO DOS ATIVOS FIXOS

Caminho: Administração\Inicialização do Sistema\Detalhes da Empresa

a. A opção pela utilização deste módulo é “irreversível”, ou seja, uma vez o sistema atualizado não é possível voltar atrás.

b. Na aba “Inicialização Básica”.

· Marcar o campo “Permitir Ativos Fixos”.

· No campo “Calcular Depreciação Por”, escolher a forma que a empresa adotará para realizar as depreciações, por mês ou por dia.

c. Sair e entrar novamente o sistema.

2. PARAMETRIZAÇÕES:

2.1. Áreas de Depreciação

Caminho: Administração\Configuração\Finanças\Ativos Fixos\Áreas de Depreciação

Tela utilizada para o cadastramento das áreas de depreciações existentes na empresa.

O sistema obriga que uma área de depreciação seja considerada como a principal dentro do Ativo Fixo.

TIPOS:

Ø Lançando no Razão (nesta área a depreciação do ativo é lançada para as contas do razão).

Ø Área Adicional (gera apenas informações para comparações, não ocorrem lançamentos no razão).

Ø Área Derivativa (gera apenas informações para comparações, não ocorrem lançamentos no razão). Geralmente esta área é usada para depreciações especiais.

Lançamento da depreciação:

Ø Lançamento indireto (o sistema lança a depreciação do ativo nas contas de depreciação acumuladas e transfere a depreciação para a conta do balanço apenas quando há baixa no ativo).

Ø Lançamento direto (O sistema lança a depreciação do ativo diretamente na conta do balanço).

Lançamento da baixa:

Ø Bruto (o sistema baixa a depreciação acumulada e o bem pelos valores brutos contra as contas de resultado determinadas).

Ø Líquido (o sistema baixa a depreciação acumulada e o bem pelos valores brutos, porém realiza mais um lançamento com o ganho ou a perda líquida contra as contas de resultado determinadas).

2.2. Determinação da conta contábil

Caminho: Administração\Configuração\Finanças\Ativos Fixos\Determinação da Conta

Tela utilizada para determinar as contas contábeis envolvidas para cada tipo grupo de Ativos Fixos.

O preenchimento desta tela segue o modelo das demais determinações de contas existentes no sistema, o que diferencia são os tipos de contas e as suas descrições e destinações.

Ø Quando lê-se “aposentadoria”, deve-se subentender como sendo “baixa”:

Ø A palavra “despesa” associada à “aposentadoria”, deve-se subentender como “baixa com prejuízo”.

Ø A palavra “receita” associada à “aposentadoria”, deve-se subentender como “baixa com lucro”.

Caminho: Administração\Configuração\Finanças\Ativos Fixos\Tipos de Depreciações

2.3. Tipos de Depreciação

Tela utilizada para cadastrar os tipos de depreciações utilizadas no imobilizado da empresa, o método mais utilizado é o “linear”, este método consiste em dividir o valor da aquisição do bem pelo número de meses da vida útil, o resultado deste cálculo será o valor a ser depreciado mensalmente até o término da vida útil.

Nesta tela também é possível especificar se o bem será totalmente depreciado ou se ao final da sua vida útil algum valor residual deverá constar em seu histórico, o valor residual poderá ser fixado por valor ou percentual.

Outra opção prevista é a determinação de que o bem deve iniciar a sua depreciação à partir do primeiro dia do mês da aquisição, primeiro dia do mês subsequente ou “pro rata”, quando determinada esta condição, o sistema calculará a depreciação do mês de aquisição proporcional ao número de dias entre a data da aquisição e o final do mês.

Além do método Linear, o sistema ainda possibilita os métodos Sem Depreciação, Controle Linear de Períodos, Saldo Decrescente, Multinível, Aumento de Valor Imediato, Depreciação Manual e Depreciação Especial.

Cada método irá solicitar regras específicas na aba “Cálculo”, estas regras irão variar caso a caso dependendo do segmento de atividade da empresa, utilização do bem, etc.

Métodos de Depreciações

Aba Geral

1. Linear: método mais comum de depreciação utilizado, os valores das perdas serão iguais a cada ano de depreciação.

2. Linear de períodos: calcula o valor de depreciação multiplicando por um fator definido.

3. Decrescente: quando um bem possui taxas de depreciação mais altas no início da vida útil e gradualmente vão sendo reduzidas.

4. Multinível: quando um bem necessita que a vida útil seja dividida em várias fases e cada uma destas com uma taxa e vida útil diferentes.

5. Baixa contábil imediata: utilizadas para bens ativos de baixo valor.

6. Depreciação Especial: quando um determinado percentual do valor do ativo pode ser depreciada em adição ao valor de depreciação normal. O percentual irá variar de acordo com a Legislação de cada localidade.

7. Depreciação manual: método utilizado para depreciações únicas. Não é necessário especificar um método de cálculo, basta inserir o valor a ser depreciado na criação do documento de depreciação.

Aba Cálculo

Ø Padrão (você pode aplicar o mesmo fator de cálculo de depreciação a todos os períodos da vida útil de um bem).

Ø Individual (você pode aplicar diferentes fatores de cálculo de depreciação a períodos diferentes da vida útil de um bem).

2.4. Classes de Ativo

Caminho: Administração\Configuração\Finanças\Ativos Fixos\Classes de Ativos

Tela utilizada para o cadastramento das classes de ativos.

Nesta tela são determinados o conjunto de parâmetros que serão utilizados para a realização das depreciações de uma determinada classe de Ativo Fixo.

Aqui é determinado se o bem será “Geral = Vidas úteis longas e valores significativos” ou “Pequeno Valor = Vidas úteis curtas e valores pouco expressivos”. No caso de bens de pequeno valor, a depreciação ocorre na sua totalidade no mesmo mês em que ocorre a imobilização.

Também é selecionada a área de depreciação principal, a determinação de contas a ser utilizada, o tipo de depreciação a ser utilizada e a vida útil do bem. Estes conjuntos de parâmetros serão aplicados a todos os bens subordinados a classe, porém, no cadastro do Ativo Fixo o campo vida útil pode ser alterada conforme a necessidade.

2.5. Grupos de Atributos

Caminho: Administração\Configuração\Finanças\Ativos Fixos\Grupos de Atributos

Tela utilizada para o cadastramento de conjuntos de atributos que serão atribuídos aos bens do Ativo Fixo. Exemplo de um atributo que pode ser utilizado: Nome do Atributo = Cor, Valor do Atributo = Azul.C

2.6. Grupos de Ativos

Caminho: Finanças\Ativos Fixos\Cadastro do Ativo

Tela utilizada para efetuar o cadastramento dos grupos de ativos, esta tela não pode ser acessada através de menu, está diretamente subordinada ao cadastro de Ativo Fixo, é acessada através da aba “Ativos Fixos”, sub aba “Síntese”, campo “Grupo de Ativos”.

2.7. Grupos de Depreciação

Caminho: Finanças\Ativos Fixos\ Grupo de depreciação

Tela utilizada para efetuar o cadastramento dos grupos de depreciações de ativos, esta tela não pode ser acessada através de menu, está diretamente subordinada ao cadastro de Ativo Fixo, é acessada através da aba “Ativos Fixos”, sub aba “Síntese”, campo “Grupo de Depreciações”.

4. OPERAÇÕES

4.1. Cadastro do Ativo

Caminho: Finanças\Ativos Fixos\Cadastro do Ativo

Tela utilizada para efetuar o cadastramento dos bens do Ativo Fixo da empresa, a tela possui basicamente os mesmos campos contidos no cadastro de item do módulo de estoque, o que diferencia os cadastros é a aba “Ativos Fixos” onde estarão contidos todos os dados do bem, suas classificações, identidades, parâmetros de depreciações e valores históricos.

Nas sub abas valores, depreciação, contabilidade de custos e atributos, é possível ter uma visão precisa dos valores e saldos do bens categorizados, projeto ao qual o bem possa estar atribuído e as regras de distribuição as quais o bem possa estar subordinado.

Na aba síntese podemos visualizar os valores históricos do bem no exercício vigente e nos exercícios passados.

No cadastro de ativos, depois do campo “Local” ser atualizado com um determinado conteúdo, posteriormente não é possível limpar o campo.

Ø  O campo “Local” é o mesmo utilizado no cadastro de depósitos, todos os dados da tabela

Ø OLCT só são habilitados caso a empresa trabalhe na versão multi-filial.

Quando a empresa não trabalhar na versão multi-filial, deverá utilizar o campo “Local” para da melhor forma descrever a localização do bem. Ex.: Térreo, Sala Administrativo, Mesa 01.

4.2. Capitalização

Caminho: Finanças\Ativos Fixos\Capitalização

Tela utilizada para efetuar capitalizações em um determinado bem do Ativo Fixo, a capitalização pode ser realizada através de valor, quantidade ou valor e quantidade.

O termo capitalização para o sistema é o mesmo que aquisição, aquisição de forma manual, onde o bem é cadastrado no cadastro de Ativo Fixo e o valor de aquisição é informado como uma capitalização.

Esta função só deve ser utilizada para itens novos, pois, itens já com movimentações e que os seus históricos precisam ser carregados o sistema não possui nenhuma tela para realizar este tipo de movimento, somente o processo de importação realiza este tipo de transação.

· Lançamentos Contábeis Capitalização

Debita: Conta de Balanço do Ativo

Credita: Aquisição de Conta de Compensação

4.3. Nota de Crédito de Incorporação

Caminho: Finanças\Ativos Fixos\Nota de Crédito de Incorporação

Tela utilizada para efetuar reduções de valores, quantidades, valores e quantidades de um bem do Ativo Fixo que não seja uma baixa parcial.

· Lançamentos Contábeis Nota de Crédito de Incorporação

Debita: Aquisição de Conta de Compensação

Credita: Conta de Balanço do Ativo

4.4. Baixa de Ativos

Caminho: Finanças\Ativos Fixos\Baixa

Tela utilizada para efetuar a baixa total ou parcial de um bem do Ativo Fixo.

Quando um item é selecionado, o seu valor é apresentado no campo Total (MC), se ocorrer uma baixa total, os campos quantidade e CAP ficarão desabilitados, se o campo Parcial for marcado, os campos quantidade e CAP serão habilitados para que o usuário informe a quantidade que deve ser baixada assim como o valor que deverá ser deduzido do CAP (custo de aquisição ou produção).

Ø Lançamentos Contábeis de baixa de venda

Quando selecionado “bruto” no lançamento de baixa na tela Áreas de depreciação configuração)

1. Bruto - Com Lucro

Debita: Renovar Conta de Compensação

Credita: Conta de Receita de Aposentadoria

Debita: Receita de Aposentadoria do Valor Líquido (Bruta)

Debita: Depreciação Acumulada Normal

Credita: Conta do Balanço do Ativo

2. Bruto - Com Prejuízo

Debita: Parceiro de Negócios (NF Saída)

Credita: Renovar Conta de Compensação (NF Saída)

Debita: Renovar Conta de Compensação

Credita: Conta de Receita de Aposentadoria

Debita: Despesas de Aposentadoria d Valor Contábil Líquido (Bruta)

Debita: Depreciação Acumulada Normal

Credita: Conta do Balanço do Ativo

Quando selecionado “líquido” no lançamento de baixa na tela Áreas de depreciação configuração)

3. Líquido - Com Lucro

Debita: Parceiro de Negócios (NF saída)

Credita: Renovar Conta de Compensação (NF Saída)

Debita: Renovar Conta de Compensação

Credita: Conta de Receita de Aposentadoria

Debita: Conta de Receita de aposentadoria

Credita: Aposentadoria com receita (líquida)

Debita: Depreciação Acumulada Normal

Credita: Conta do Balanço do Ativo

4. Liquido - Com Prejuízo

Debita: Parceiro de Negócios (NF Saída)

Credita: Renovar Conta de Compensação (NF Saída)

Debita: Renovar Conta de Compensação

Credita: Conta de Receita de Aposentadoria

Debita: Conta de Receita de Aposentadoria

Credito: Aposentadoria com despesa líquida

Debita: Depreciação Acumulada Normal

Credita: Conta do Balanço do Ativo

Ø Lançamentos Contábeis de Baixa por Sucateamento

Quando selecionado “bruto” no lançamento de baixa na tela Áreas de depreciação configuração)

Debita: Despesas de Aposentadoria do Valor Contábil Líquido (Bruta)

Debita: Depreciação acumulada normal

Credita: Conta de Balanço do Ativo

Quando selecionado “líquido” no lançamento de baixa na tela Áreas de depreciação configuração)

Debita: Aposentadoria com Despesa (Líquida)

Debita: Depreciação acumulada normal

Credita: Conta de Balanço do Ativo

Debita: Receita de venda de ativo (líquida)

Credita: Receita de venda de ativo (líquida)

4.5. Transferências

Caminho: Finanças\Ativos Fixos\Transferência

Tela utilizada para efetuar a transferência de um bem do Ativo Fixo de um código para outro ou de uma classe para outra.

Ø Transferência de Ativo

O ativo só pode ser transferido no primeiro dia do exercício fiscal;

Ø Transferência de classe de Ativo

Só será possível a transferência de classe se o ativo não possuir depreciação no período;

4.6. Depreciação Manual

Caminho: Finanças\Ativos Fixos\Depreciação Manual

Tela utilizada para a realização de depreciações manuais, estas depreciações podem ser dos tipos:

1. Normal (planejada normal e manual normal).

2. Não Planejada (geralmente utilizada quando ocorre uma redução inesperada no valor do bem).

3. Especial (utilizada para programar uma depreciação de forma automática).

4. Valorização (normalmente utilizada para aumentar no valor contábil do ativo em contrapartida à depreciação não planejada do ativo).

Lançamentos Contábeis Normal

Debita: Depreciação Normal

Credita: Depreciação Acumulada Normal

Lançamentos Contábeis Não Planejada

Debita: Depreciação Não Planejada

Credita: Depreciação Não Planejada Acumulada

Lançamentos Contábeis Especial

Debita: Depreciação Especial

Credita: Depreciação Especial Acumulada

Lançamentos Contábeis Valorização

Debita: Depreciação Não Planejada Acumulada

Credita: Depreciação Não Planejada

4.7. Execução da Depreciação

Caminho: Finanças\Ativos Fixos\Execução da Depreciação

Tela utilizada para a efetivação das depreciações no período indicado assim como a sua área.

Permite o usuário visualizar as depreciações que serão realizadas seguindo os parâmetros informados, antes da sua execução.

O sistema permite que sejam executadas quantas depreciações foram necessárias dentro do período indicado desde que o período posterior ainda não tenha sido executado.

Não existe no sistema um mecanismo que permita a reabertura de um período anterior.

O SAP Business One realiza um lançamento contábil por classe de Ativo Fixo cadastrada, somando as depreciações de cada bem ativo e em condições de ser depreciado, a relação dos bens também é listada.

Para que o sistema realize as contabilizações das depreciações por centro de custo deverá ser marcada a opção “consolidar linhas do lançamento contábil manual por regras de distribuição".

Lançamentos Contábeis Execução de Depreciação

Debita: Depreciação Normal

Credita: Depreciação Acumulada Normal

4.8. Reavaliação do Ativo

Caminho: Finanças\Ativos Fixos\Reavaliação de Ativo

Tela utilizada para efetuar a reavaliação de um Ativo Fixo, esta reavaliação pode ser realizada através de valor ou percentual.

Reavaliação do Ativo (só pode ser reavaliado no último dia do exercício fiscal)

Ø Lançamentos Contábeis Redução do Valor

Debita: Depreciação Não Planejada

Credita: Depreciação Não Planejada Acumulada

Ø Lançamentos Contábeis Aumento do Valor

Debita: Conta do Balanço do Ativo

Credita: Reserva de reavaliação

Debita: Depreciação Não Planejada Acumulada

Credita: Depreciação Não Planejada

4.9. Modificação do Exercício Fiscal

Caminho: Finanças\Ativos Fixos\Modificação do Exercício Fiscal

Tela utilizada para efetuar a alteração do exercício fiscal do Ativo Fixo.

Quando você modifica um exercício fiscal, o SAP Business One executa os seguintes cálculos:

1. Para cada ativo, o sistema calcula os valores de encerramento do exercício de todas as transações do ativo. Estes valores são gravados no cadastro do Ativo Fixo e servem como valores iniciais para o novo exercício fiscal.

2. Para cada Ativo Fixo, o sistema recalcula a depreciação planejada para o novo exercício fiscal.

4.10. Relatórios de Ativos Fixos

4.10.1. Relatório de Depreciação de Ativo

Caminho: Finanças\Ativos Fixos\Relatórios de Ativos Fixos\Relatório de Depreciação de Ativo

Este relatório listará as depreciação previstas seguindo o conjunto de parâmetros estabelecidos, o mesmo poderá ser resumido através das seguintes opções: Projeto, Regra de Distribuição, Projeto e Regra de Distribuição.

Abaixo é apresentado um modelo de execução comprimida deste relatório:

4.10.2. Quadro do Ativo

Caminho: Finanças\Ativos Fixos\Relatórios de Ativos Fixos\Quadro do Ativo

Este relatório listará o quadro ou cadastro de Ativos Fixos da empresa seguindo o conjunto de parâmetros estabelecidos.

Para efetuar a impressão, precisa ser criado um modelo de relatório ou então efetuar a exportação para o Excel e lá formatar a impressão.

Abaixo é apresentado um modelo de execução comprimida deste relatório.

4.10.3. Relatório do Status do Ativo

Caminho: Finanças\Ativos Fixos\Relatórios de Ativos Fixos\Relatório do Status do Ativo

Este relatório listará o quadro ou cadastro de Ativos Fixos da empresa seguindo o conjunto de parâmetros estabelecidos.

Abaixo é apresentado um modelo de execução comprimida deste relatório.

4.10.4. Relatório da Transação do Ativo

Caminho: Finanças\Ativos Fixos\Relatórios de Ativos Fixos\Relatório da Transação do Ativo

Este relatório listará todas as transações ocorridas no quadro ou cadastro de Ativos Fixos da empresa seguindo o conjunto de parâmetros estabelecidos.

Em tipo de transação é possível filtrar os tipos de transações desejadas, exemplo: baixa total, sucateamento, transferências, depreciação comum manual, etc.

Abaixo é apresentado um modelo de execução comprimida deste relatório.

5. COMPRAS

5.1. Entradas de Compras

Caminho: Compras\Nota Fiscal de Entrada

A inclusão da nota fiscal de entrada efetuará a carga dos valores do Ativo Fixo em seu cadastro e também irá gerar as previsões de depreciações para os meses seguintes. Os critérios para a geração das previsões de depreciações seguirão os parâmetros contidos na cadastro do Ativo Fixo.

Ø Lançamentos Contábeis de Compras

Debita: Aquisição de Conta de Compensação (NF entrada)

Credita: Parceiro de Negócios (fornecedor) (NF entrada)

Debita: Conta de Balanço Ativo

Credita: Aquisição de Conta de Compensação

6. IMOBILIZAÇÃO DE UM ITEM

6.2. Imobilização

Caminho: Finanças\Ativos Fixos\Cadastro do Ativo

Tela utilizada para efetuar o cadastramento dos bens do Ativo Fixo da empresa, a tela possui basicamente os mesmos campos contidos no cadastro de item do módulo de estoque, o que diferencia os cadastros é a aba “Ativos Fixos” onde estarão contidos todos os dados do bem, suas classificações, identidades, parâmetros de depreciações e valores históricos.

Nas sub abas valores, depreciação, contabilidade de custos e atributos, é possível ter uma visão precisa dos valores e saldos do bens categorizados, projeto ao qual o bem possa estar atribuído e as regras de distribuição as quais o bem possa estar subordinado.

Na aba síntese podemos visualizar os valores históricos do bem no exercício vigente e nos exercícios passados.

Caminho: Finanças\Ativos Fixos\Capitalização

Tela utilizada para efetuar capitalizações em um determinado bem do Ativo Fixo, a capitalização pode ser realizada através de valor, quantidade ou valor e quantidade.

O termo capitalização para o sistema é o mesmo que aquisição, aquisição de forma manual, onde o bem é cadastrado no cadastro de Ativo Fixo e o valor de aquisição é informado como uma capitalização.

7. VENDAS

7.1. Nota Fiscal de Saída

Caminho: Vendas\Nota Fiscal de Saída

O processo é igual ao da venda de um item comum.

A inclusão da nota fiscal de saída efetuará a baixa do Ativo Fixo em seu cadastro e também irá gerar as baixas de depreciações acumuladas.

Ø Lançamentos Contábeis de Venda

Quando selecionado “bruto” no lançamento de baixa na tela Áreas de depreciação configuração)

COM LUCRO

Debita: Parceiro de Negócios (NF saída)

Credita: Renovar Conta de Compensação (NF Saída)

Debita: Renovar Conta de Compensação

Credita: Conta de Receita de Aposentadoria

Debita: Receita de Aposentadoria do Valor Líquido (Bruta)

Debita: Depreciação Acumulada Normal

Credita: Conta do Balanço do Ativo

COM PREJUÍZO

Debita: Parceiro de Negócios (NF Saída)

Credita: Renovar Conta de Compensação (NF Saída)

Debita: Renovar Conta de Compensação

Credita: Conta de Receita de Aposentadoria

Debita: Despesas de Aposentadoria d Valor Contábil Líquido (Bruta)

Debita: Depreciação Acumulada Normal

Credita: Conta do Balanço do Ativo

Quando selecionado “líquido” no lançamento de baixa na tela Áreas de depreciação configuração)

COM LUCRO

Debita: Parceiro de Negócios (NF saída)

Credita: Renovar Conta de Compensação (NF Saída)

Debita: Renovar Conta de Compensação

Credita: Conta de Receita de Aposentadoria

Debita: Conta de Receita de aposentadoria

Credita: Aposentadoria com receita (líquida)

Debita: Depreciação Acumulada Normal

Credita: Conta do Balanço do Ativo

COM PREJUÍZO

Debita: Parceiro de Negócios (NF Saída)

Credita: Renovar Conta de Compensação (NF Saída)

Debita: Renovar Conta de Compensação

Credita: Conta de Receita de Aposentadoria

Debita: Conta de Receita de Aposentadoria

Credito: Aposentadoria com despesa líquida

Debita: Depreciação Acumulada Normal

Credita: Conta do Balanço do Ativo

Exemplo do processo e sua contabilização:

Determinação de conta contábil:

Cadastro do Ativo:

Nota fiscal de entrada:

Capitalização:

Execução da Depreciação:

Nota Fiscal de venda:

Baixa:

TEMPLATE DO ATIVO: